Assistentenposten

NÖVBB - Liaison Office Lower Austria

Assistentenposten

NÖVBB - Liaison Office Lower Austria

Brussels, Belgium

Wir bieten:

  • Belgischen Arbeits-Vertrag, der nach der üblichen Probezeit auf unbestimmte Zeit verlängert werden könnte;
  • Ansprechendes Sekretariats-Gehalt;
  • Garagenplatz im Bürogebäude in 1000 Brüssel, Rue du Commerce;
  • Monatsticket für die öffentl. Verkehrsmittel;
  • 25 Tage Urlaub, Zeitausgleich bei Überstunden;
  • 38 Stunden Woche;
  • Gleitzeit;
  • Einen sicheren, vielfältigen, selbstverantwortlichen Job in einem ambitionierten sehr guten Team, ein exzellentes Arbeitsklima, helles, freundliches eigenes Arbeitszimmer.

Wir erwarten:

  • Ausbildung, Erfahrungen im Bereich Sekretariat, Assistent, Büromanagement;
  • Sehr gute Computerkenntnissen;
  • Hervorragende Französisch-, Englisch- und Deutschkenntnisse; in Schrift und Sprache;
  • Exzellentes Organisationstalent;
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeit;
  • Freundlichkeit, Höflichkeit als Aushängeschild des NÖVBB nach Außen;
  • Stressresistenz;
  • Genauigkeit;
  • Selbständigkeit und Eigeninitiative;
  • Kreativität;
  • Absolute Verlässlichkeit, Loyalität;
  • Teamgeist.

Folgende Aufgaben wären nach einer Einarbeitungsphase selbständig zu erledigen:

  • Buchhaltung, Abrechnung, Einzahlungen, Rechnungslegung in Zusammenarbeit mit Budgetabteilung im Land NÖ;
  • Büromanagement wie Anschaffungen/Einkauf Büromaterial, Einholung von Kostenvoranschlägen;
  • Gästebetreuung;
  • Poststelle im NÖVBB;
  • Inventarerstellung;
  • NÖVBB-Kalenderverwaltung;
  • Terminvereinbarungen, Flugbuchungen, Hotelbuchungen, Konferenzraumbetreuung, Bewirtung von Gästen im NÖVBB;
  • Verantwortung für Ablagesystem, Skartierung;
  • Aktualisierung der Website;
  • IT-Helpdesk (Betreuung unsers Computersystems in Kooperation und nach Einschulung durch die IT-Abteilung im Amt der NÖ Landesregierung);
  • Betreuung Telefonanlage, Kopierer, Fax, technische Geräte;
  • Verwaltung, Aktualisierung der Kontaktdateien;
  • EU-NÖ Stand Verwaltung sowie Betreuung anlässlich Europa-Tag im Ausschuss der Regionen sowie anlässlich von Konferenzen;
  • Bestellung sowie Verwaltung der NÖ Broschüren;
  • Mithilfe bei Organisation von Programmen für Besuchergruppen;
  • Organisation, Ausrichtung und Anwesenheit bei NÖVBB-Veranstaltungen (bei größeren Veranstaltungen mit einem Event-Manager) und alle damit in Zusammenhang stehende Aktivitäten wie Verhandlungen mit Traiteur, Fuhrpark, Menü-Auswahl, Zusammenarbeit mit unseren Künstlern zur Ausrichtung der jährlichen Vernissage und Sommerbowle;
  • Selbständige Erledigung regelmäßiger Routine E-Mails;
  • Weihnachtskarten-Erstellung und Versendung, Einladungs-Erstellung und Versendung, Teilnehmerlistenerstellung;
  • Serienbrieferstellung;
  • Formatierung von Dokumenten, Briefen, Schriftstücken;
  • Kontakt zur Gebäudeverwaltung sowie Sicherheitsfirma, Übersetzungsbüros, Tontechnikerbüros, etc.;
  • Fotografieren;
  • Ev. Social Media Betreuung.

Bewerbungen wären zu richten an:

Mag. Ilse Penders-Stadlmann, Leiterin NÖVBB - Verbindungsbüro des Amtes der NÖ Landesregierung

e-mail: ilse.penders-stadlmann@noel.gv.at


Assistant

NÖVBB - Liaison Office Lower Austria

Brussels, Belgium

What we offer:

  • Belgian employment contract which can be prolonged to a permanent contract after the usual probation period;
  • Attractive salary;
  • Parking space in the office building at 1000 Brussels, rue du commerce;
  • Monthly tickets for public transport;
  • 25 days of vacation, overtime can be recuperated;
  • 38-hours week;
  • We offer a secure, varied and autonomous job in a very motivated team, a very nice working environment, a nice and bright office of your own.

What we expect:

  • Relevant training, experience as an assistant and secretariat, office management;
  • Excellent IT knowledge;
  • Excellent knowledge of French, English and German; written and oral French;
  • Organisational talent;
  • Common sense;
  • Excellent communication skills;
  • Kindness and politeness, represent the office towards visitors;
  • Stress resistance;
  • Accurateness;
  • Autonomous and proactive;
  • Creativity;
  • Total reliability, loyalty;
  • Team spirit.

The following tasks should be carried out independently after the adaptation period:

  • Accountancy, invoices, payments, financial accounting in cooperation with the budget department in Lower Austria;
  • Office management including purchasing of office materials, request for bids;
  • Reception and support of guests;
  • Management of mail;
  • Inventory;
  • Management of calendar;
  • Make appointments, travel arrangements (flights, hotels), conference rooms;
  • Responsibility for filing system, archiving;
  • Update of website;
  • IT-Helpdesk (management of our computer system in cooperation and after training with the IT department in the Office of the State Government of Lower Austria);
  • Assistance with telephone, copier, fax, technical devices;
  • Administration, update of contact database;
  • Management and assistance of EU-Lower Austrian stand at European Day in the Committee of the Regions as well as at conferences;
  • Ordering and management of Lower Austrian folders;
  • Assistance with the organisation of programmes for visitors groups;
  • Organisation, arrangement and presence at NÖVBB events (for bigger events together with a professional event-manager) and all activities linked to it like catering, transport, menus, collaboration with our artists for the organisation of the annual vernissage and cocktail;
  • Autonomous writing of routine emails;
  • Creation and sending of Christmas cards, invitations, elaboration of participants lists;
  • Preparation of serial letters;
  • Formatting of documents, letters, papers;
  • Contact with the administration of the building as well as with security agency, interpretation offices, sound engineer offices, etc.;
  • Taking pictures at events;
  • Social media, possibly.

Applications shall be addressed to:

Mag. Ilse Penders-Stadlmann, Director of NÖVBB - Liaison Office of the State Government of Lower Austria

e-mail: ilse.penders-stadlmann@noel.gv.at

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