Procurement and Contracts Officer

ALF - Anna Lindh Foundation

Procurement and Contracts Officer

ALF - Anna Lindh Foundation

Alexandria, Egypt

About the Anna Lindh Foundation:

The Anna Lindh Foundation www.annalindhfoundation.org has a legal personality as an international organization, based in Alexandria (Egypt) and registered with the Ministry of Foreign Affairs of the Arab Republic of Egypt.

The Foundation was created by the Governments of the Euro-Mediterranean Partnership - the far-reaching political agreement established in 1995 between the European Union and its Southern Mediterranean partners with the purpose to bring people together from across the Mediterranean to improve mutual respect between cultures and to support civil society working for a common future for the region.

To fulfil this objective, the Foundation leads regional initiatives in the Euro-Med region and supports local activities carried out by civil society organizations which advocate a better understanding among people, religions and beliefs. The Foundation works as Network of Networks in the 42 Euro-Mediterranean countries.

The Foundation is co-funded by the European Union and the 42 countries of the Union for the Mediterranean (UfM).

The Anna Lindh Foundation seeks for recruitment, the following position: “Procurement and Contracts Officer” (Ref. no. PC/Officer/2021).

Position summary:

The Anna Lindh Foundation is seeking to appoint a Procurement and Contracts’ Officer as a new member of its team. We are looking for a dynamic professional who shares our values and is passionate about scaling-up the impact of intercultural action and voice across the Mediterranean region. The Procurement and Contracts Officer will handle variety of assignments related to acquisition policy, pre-award, post-award and contract closet functions, formulation, issuance, negotiation and award of contracts for goods and services in line with internal manual, EU procurement rules and applicable laws.

Context and environment:

We are currently living in a historical era in which mistrust and polarization between societies are rising and with renewed challenges posed by the world Covid-19 pandemic. In this context, the Anna Lindh Foundation firmly believes that:

  • We need alternative narratives to fight extremist discourses and radicalizations. That is why we empower young voices by providing platforms for young people to build together more open, inclusive and resilient communities;
  • We need more inclusive and empathetic societies to fight the lack of trust and intolerance. To do so, we introduce impactful research on international policymaking. We provide a unique understanding of conflict dynamics through research, media dialogue and opinion-leadership;
  • We need to build a culture based on dialogue and exchange. By leading our civil society network, we bring together and inspire other civil societies, multiplying the impact of our programming in that way;
  •  We need to contribute to the new thinking for the development of a modelof sustainable prosperity based on the exchange among civil society and youth across the EuroMed region with a view to contribute to the respect of the environment and making use of new technologies and adapt to changing contexts in the region.

Key Responsibilities:

  • Undertaking all preparatory and procedural tasks connected with the procurement cycle of services and supplies in line with the internal manual, PRAG, as well as the contract with the EU;
  • Develop contract specifications including performance and acceptance standards, payment terms, contract management elements, contract modifications, contract renewals in accordance with internal manual, PRAG, as well as the contract with the EU;
  • Review the documentation related to ALF direct organized events submitted by other ALF Units with the purpose of insuring coherence with the approved work plan and budget allocation;
  • Receive, review and process the draft procurement orders submitted by other ALF Units related to staff missions, direct organized and co-organized events, the supplies and services and recommending changes where necessary. Provide ongoing technical support, guidance, and training to the staff;
  • Preparing contract dossiers for procurement actions in compliance with current legislation, policies and procedures;
  • Serve as a designated point of contact between the ALF and its service providers/suppliers for contractual transactions;
  • Preparing tender dossier(s) and ensuring consistency of tendering procedures with the applicable procurement procedures;
  • Review and ensure publication of advertisement notices in advance of tender issuances;
  • Provide additional information before the deadline for submission of tender offers and coordinate responses to tender enquiries as appropriate;
  • Undertaking the necessary arrangements for holding the Evaluation Committee meetings for tenders;
  • Serving as Secretary in tenders Evaluation Committees when requested;
  • Compiling Evaluation Reports and its supporting annexes;
  • Communicating the necessary notifications in line with the results of the evaluation process;
  • Publication of award notice on ALF website if needed according to the tender procedures;
  • Monitor the awarded contracts and procced with needed addendums when required;
  • Collaborating on providing the Financial section with regular and timely updates about the financial commitments assumed by ALF;
  • Provide admin support in work related to awarded ALF contracts through calls and other granting schemes;
  • Maintaining appropriate records, bidding documents, contracts, and other documentation;
  • Keeping records for the renewal of operating contracts as maintenance contracts, staff medical and accident insurance and the Foundation’s car insurance;
  • Based on pre-defined criteria, contributing to the establishment of vendors list which serves as a database of providers and ensuring the update and development of the list based on vendors performance;
  • Developing a comprehensive list of all acquisitions of supplies and services provided on the ALF Work Plan for all components;
  • Carry out the Inventory physical count and update related records on regular basis according to inventory movement and new purchases;
  • Providing input to the process of updating the Procurements Manual and its related annexes in accordance with the needs of the Foundation;
  • Contributing to the effective internal circulation of information within the staff and implementation of the internal project management system in coordination with the Units, including staff training support;
  • Collaborating with the external audit bodies in issues related to procurement actions and documentation.

Location of Work: This position will operate from Alexandria, Egypt.
(Due to the situation related to the pandemic Covid-19, the Procurement and Contracts Officer might start working from remote, this to be decided by the Foundation at time of contracting according to the pandemic situation).
Start Date: The Provisional starting date is May 2021.
Contract Duration: Till 31 October 2021 as a first stage in line with affiliated EC contract, renewable for 3 years based-on availability of funds and performance assessment.

Eligibility of Applicants:

In order to be eligible, Applicants must be nationals of one of the 42 (UFM) countries: (Albania, Algeria, Austria, Belgium, Bosnia and Herzegovina, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Egypt, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Israel, Italy, Jordan, Latvia, Lebanon, Lithuania, Luxembourg, Malta, Mauritania, Monaco, Montenegro, Morocco, Palestine, Poland, Portugal, Romania, Slovak Republic, Slovenia, Spain, Sweden, The Netherlands, Tunisia, Turkey and the United Kingdom.

Profile:

We are looking for a dynamic, self-motivated individual with experience in procurement cycle and contractual rules in similar donor funded program. Strong communication skills both oral and written and exercise of independent judgement to make sound recommendations.

Education:

  • A Bachelor’s Degree in law or/Commerce and/or business management or a related field. A Higher degree is considered added value.

Experience:

  • At least 3- years of work experience in performing procurement and contracts procedures in similar donor funded programs. experience in an EU funded programs will be an asset. More years of experience is preferred;
  • Experience in conducting tendering procedures for services and supplies, small and large tenders;
  • Experience in contract preparation, contract management, as evaluating, negotiating and awarding contracts and ensuring compliance with applicable laws;
  • Experience working with different stakeholders/vendors.

Skills and Knowledge:

  • Knowledge of the general context in the Euro-Med region;
  • Deep and up to date knowledge of laws and procedures related to procurement, tendering and contracting rules in similar donor funded programs;
  • Knowledge of international and applicable contractual laws;
  • Knowledge of events organization and management with respect to procurement needs and budget preparation;
  • Ability to make presentations and conduct ongoing guidance and training to staff;
  • Demonstrable ability in reporting, analysis and data collection;
  • Proficient knowledge of standard computer software (MS Word®, Excel®, PowerPoint and Outlook®). Knowledge of other project management tools will be considered an asset;
  • Excellent written and oral English skills.

Interpersonal qualifications:

  • Communicate effectively in both oral and written form with different stakeholders. Cultural sensitivity;
  • Strong research and negotiation skills (both verbal and written);
  • Exercise of independent judgement;
  • High degree of initiative and flexibility;
  • Ability to analyze, organize and priorities work accurately while meeting multiple deadlines. work under pressure in a rapidly changing environment;
  • Willingness to travel on short notice within the Euro-Med region.

Assets:

  • Experience working in a Southern Mediterranean country an asset;
  • Knowledge of EU procurement and contractual procedures (EU PRAG) is an asset;
  • Working competence in French is preferred and capacity in Arabic is an asset.

HOW TO APPLY?

Interested candidates should submit the following documents to this email account CallPO.ALF@bibalex.org (Please indicate clearly in the email subject the post you are applying for). You will receive an automatic reply confirming receipt of your email.

  • Complete and submit the attached application form;
  • Current CV in English of no more than 5 pages should be uploaded, using the format: https://europa.eu/europass/en;
  • Cover letter (one page focused on motivation, we encourage you to describe/focus on how your education, experience and skills match our requested profile as stated in this call);
  • Optional additional components such as reference letters.

This position will close on: Sunday 14 March 2021 by midnight Egypt-time.

No applications will be considered after the deadline mentioned above.

Only applications invited to interview will be contacted.


Procurement and Contracts Officer

ALF - Anna Lindh Foundation

Alexandrie, Égypte

Fondation Anna Lindh:

La Fondation Anna Lindh www.annalindhfoundation.org dispose d’une personnalité juridique en tant qu’organisation internationale. Son siège social est situé à Alexandrie (Égypte) et elle est enregistrée auprès du ministère des Affaires étrangères de la république arabe d’Égypte.

La Fondation a été créée par les gouvernements du Partenariat euro- méditerranéen, un accord politique d’envergure auquel sont parvenus en 1995 l’Union européenne et ses partenaires du sud de la Méditerranée, afin de rassembler les peuples du pourtour méditerranéen, d’améliorer le respect mutuel entre les cultures et de soutenir la société civile œuvrant pour un avenir commun dans la région.

Pour atteindre cet objectif, la Fondation est à l’origine des initiatives régionales de la région euro-méditerranéenne et soutient les activités locales menées par les organisations de la société civile plaidant pour une meilleure compréhension entre les peuples, les religions et les croyances. La Fondation intervient en tant que Réseau de réseaux dans les 42 pays de la zone euro-méditerranéenne.

La Fondation est co-financée par l’Union européenne et les 42 pays de l’Union pour la Méditerranée (UpM).

La Fondation Anna Lindh recrute pour le poste suivant: “Procurement and Contracts Officer” (Ref. no. PC/Officer/2021).

Description de la fonction:

La Fondation Anna Lindh recherche un(e) Procurement and Contracts Officer pour intégrer son équipe dirigeante. Nous recherchons un(e) professionnel(le) dynamique qui partage nos valeurs et souhaite vivement augmenter l’impact de l’action et des voix interculturelles dans la région méditerranéenne. Le/la Procurement Contracts Officer sera chargé(e) d’un ensemble de tâches relatives à la politique d’achat, aux contrats (avant et après attribution et conclusion), à la formulation, à l’émission, à la négociation et à l’attribution de contrats de fourniture de biens et de services conformes au manuel interne, à la réglementation de l’UE concernant les achats et au droit applicable.

Contexte et environnement:

Nous vivons actuellement une époque historique où la méfiance et la polarisation entre les sociétés ne cessent de croître et où le monde doit faire face à de nouveaux défis dus à la pandémie de la Covid-19. Dans ce contexte, la Fondation Anna Lindh est fermement convaincue que:

  • Nous avons besoin d’une autre lecture du monde pour lutter contre les discours extrémistes et la radicalisation. C’est pourquoi, grâce à nos plateformes, nous donnons aux jeunes une voix afin de bâtir ensemble des communautés plus ouvertes, plus inclusives et plus résilientes;
  • Pour combattre le manque de confiance et l’intolérance, nos sociétés doivent devenir plus inclusives et plus empathiques. Pour ce faire, nous menons des recherches impactantes sur les politiques internationales. Nous apportons une compréhension unique de la dynamique des conflits grâce à nos recherches, à nos dialogues via les médias et à notre influence sur l’opinion;
  • Il nous faut bâtir une culture basée sur le dialogue et l’échange. A travers la gestion de notre réseau de sociétés civiles, nous rassemblons d’autres sociétés civiles et nous les inspirons, ce qui démultiplie ainsi l'impact de nos programmes;
  • Nous devons contribuer à faire émerger une nouvelle manière de penser le développement d’un modèle de prospérité durable reposant sur les échanges au sein de la société civile et parmi les jeunes dans la région euro- méditerranéenne afin de contribuer au respect de l’environnement, en utilisant les nouvelles technologies et en nous adaptant aux contextes changeants de la région.

Responsabilités principales:

  • Réaliser des tâches préparatoires et liées aux procédures dans le cadre du cycle d’achat de biens et de services conformément au manuel interne, aux règles PRAG et au contrat avec l’UE;
  • Elaborer des spécifications contractuelles, notamment: des normes relatives à la performance et à l’acceptation, des conditions de paiement, éléments de gestion du contrat, des modifications du contrat, des renouvellements du contrat, conformément au manuel interne, aux règles PRAG et au contrat avec l’UE;
  • Evaluer la documentation relative aux événements organisés directement par la FAL et fournie par les autres services de la FAL afin d’assurer leur cohérence avec le plan de travail et l’allocation budgétaire approuvés;
  • Réceptionner, évaluer et traiter des bons de commande fournis par les autres services de la FAL relatifs aux missions du personnel, aux événements organisés directement et en collaboration, ainsi qu’aux biens et services, et recommander des changements si nécessaire; Fournir un soutien technique et des conseils au personnel, et assurer sa formation;
  • Préparer des dossiers de contrat d’achat conformément aux lois, politiques et procédures en vigueur;
  • Servir de contact désigné entre la FAL et ses fournisseurs dans le cadre de transactions contractuelles;
  • Préparer des dossiers d’appel d’offre et veiller à ce qu’ils soient conformes aux procédures d’achat applicables;
  • Evaluer et assurer la publication des avis préliminaires d’appel d’offre;
  • Fournir des informations complémentaires avant la date limite de remise des offres et coordonner les éventuelles réponses aux questions relatives aux offres;
  • Organiser les réunions de comité d’évaluation des offres;
  • Assurer sur demande la fonction de secrétaire des comités d’évaluation des offres;
  • Elaborer des rapports d’évaluation et de leurs annexes;
  • Communiquer les informations nécessaires en fonction du résultat du processus d’évaluation;
  • Le cas échéant, publier l’avis d’attribution sur le site de la FAL si les procédures de traitement des offres l’exigent;
  • Suivre les contrats attribués et élaborer des avenants éventuels; 
  • Contribuer à fournir au service financier des mises à jour régulières et ponctuelles concernant les engagements financiers de la FAL;
  • Assurer un soutien administratif dans le cadre des contrats de la FAL attribués suite à des appels d’offre ou de candidature;
  • Tenir à jour les dossiers: documents relatifs aux offres, contrats et autres;
  • Documenter le renouvellement des contrats de la FAL tels que contrats d’entretien, assurance maladie et accident du personnel, assurance auto;
  • Sur la base de critères prédéfinis, contribuer à l’élaboration d’une liste de fournisseurs qui servira de base de données de prestataires, et mettre à jour cette liste en fonction de la performance des fournisseurs;
  • Elaboration d’une liste exhaustive de l'ensemble des acquisitions de biens et de services du plan de travail de la FAL pour l’ensemble des composants;
  • Réaliser un comptage physique de l’inventaire et mettre à jour périodiquement les dossiers concernés en fonction des mouvements de stocks et des nouveaux achats;
  • Contribuer à la mise à jour du manuel des achats et de ses annexes en fonction des besoins de la Fondation;
  • Contribuer à la circulation interne de l’information auprès du personnel et à la mise en œuvre du système interne de gestion de projet, en collaboration avec les services de la FAL, y compris le soutien à la formation du personnel;
  • Collaborer avec les auditeurs externes sur des questions liées aux actions et à la documentation relatives aux achats.

Lieu de travail: Ce poste est ouvert à Alexandrie, Égypte.
(En raison de la pandémie de Covid-19, il se peut que le/la Procurement and Contracts Officer soit contraint(e) de télétravailler dans les premiers temps. Cette décision sera prise par la Fondation au moment de l’embauche et en fonction de la situation sanitaire).
Date de prise de fonction: La date prévue pour la prise de fonction est mai 2021.
Durée du contrat: Au départ, jusqu’au 31 octobre 2021, conformément au contrat affilié CE, renouvelable pour trois ans en fonction de la disponibilité des fonds et de l’évaluation de la performance.

Éligibilité des candidats:

Pour être éligibles, les candidats doivent être des ressortissants de l’un des 42 pays (UpM): Albanie, Algérie, Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Croatie, Chypre, République tchèque, Danemark, Égypte, Estonie, Finlande, France, Allemagne, Grèce, Hongrie, Irlande, Israël, Italie, Jordanie, Lettonie, Liban, Lituanie, Luxembourg, Malte, Mauritanie, Monaco, Monténégro, Maroc, Palestine, Pologne, Portugal, Roumanie, République slovaque, Slovénie, Espagne, Suède, Pays-Bas, Tunisie, Turquie et Royaume-Uni.

Profil:

Nous recherchons une personne dynamique et motivée ayant une expérience des cycles d’achat et des règles relatives aux contrats dans le cadre d’un programme similaire financé par des donateurs. Excellentes capacités de communication à l’écrit et à l’oral, et capacité à émettre des avis indépendants dans le cadre des recommandations de qualité.

Etudes:

  • Un diplôme universitaire de premier degré en droit, commerce ou gestion des affaires, ou dans un domaine connexe. Un diplôme plus élevé est considéré comme une valeur ajoutée.

Expérience:

  • Minimum de 3 années d’expérience des procédures d’achat et de gestion des contrats dans le cadre de programmes similaires financés par des donateurs. Une expérience d’un programme de l’UE est un atout. Préférence sera donnée aux candidats avec une expérience plus longue;
  • Expérience des procédures d’appel d’offre pour les biens et les services dans le cadre des grands comme des petits contrats;
  • Expérience de la préparation et de la gestion des contrats, de l’évaluation, de la négociation et de l’attribution de contrats et du contrôle de la conformité au droit applicable;
  • Expérience avec une diversité de parties prenantes et de fournisseurs.

Aptitudes et connaissances:

  • Connaissance du contexte général de la région euro-méditerranéenne;
  • Connaissance approfondie et actualisée du droit et des procédures relatifs aux achats, aux appels d’offre et aux contrats dans le cadre de programmes similaires financés par des donateurs;
  • Connaissance du droit international et applicable relatif aux contrats;
  • Expérience des besoins en matière d’achats et de préparation des budgets dans le cadre de l’organisation et de la gestion d’événements;
  • Capacité à faire des présentations et à assurer en continu le soutien au et la formation du personnel;
  • Capacité attestée en matière de reporting, d’analyse et de collecte de données;
  • Excellente connaissance des logiciels standard (Word®, Excel®, PowerPoint® et Outlook®). Une connaissance d’autres outils de gestion de projet est un plus;
  • Excellente maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.

Compétences relationnelles:

  • Capacité à communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral avec différentes parties prenantes. Sensibilité culturelle;
  • Excellentes capacités de recherche et de négociation (à l’écrit et à l’oral);
  • Capacité à émettre des avis indépendants;
  • Grand esprit d’initiative et souplesse;
  • Capacité d’analyse et d’organisation, capacité à prioriser ses tâches à bon escient tout en respectant des délais multiples et à travailler sous pression dans un environnement en évolution constante;
  • Disponibilité à voyager à brève échéance dans la région euro- méditerranéenne.

Atouts:

  • Une expérience professionnelle dans un pays du sud de la Méditerranée est un plus;
  • Une connaissance des procédures de l’UE relatives aux achats et aux contrats (EU PRAG) est un atout;
  • Une capacité à travailler en français sera valorisée et des compétences en arabe constituent un atout.

COMMENT PRÉSENTER VOTRE CANDIDATURE?

Les personnes intéressées devront envoyer les documents suivants à l’adresse électronique ci-après CallPO.ALF@bibalex.org (Veuillez mentionner clairement dans l’objet de l’e-mail le poste pour lequel vous postulez). Vous recevrez une réponse automatique confirmant la réception de votre courriel.

  • Compléter et envoyer le formulaire ci-joint;
  • CV actualisé en anglais de maximum 5 pages à télécharger sous le format: https://europa.eu/europass/en;
  • Une lettre de motivation (une page relative à vos motivations, nous vous recommandons d’expliquer en quoi votre formation, votre expérience et vos compétences correspondent au profil recherché tel que décrit dans cet appel à candidatures);
  • En option: autres documents tels que lettres de recommandation.

Cet appel à candidature sera clôturé ledimanche 14 mars 2021, à minuit, heure égyptienne.

Aucune candidature ne sera prise en considération après l’expiration du délai mentionné ci-dessus.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour un entretien seront contacté(e)s.

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